Facturas y Certificados electrónicos

Cuando hablamos de la transición del papel al formato digital no solo hay que tener en cuenta el ahorro en espacio físico, sino las ventajas en el acceso a los datos informatizados: es mucho más rápido y presenta menos problemas en general (cuántos viajes a la habitación del archivo nos vamos a ahorrar, cuántos documentos mal archivados vamos a dejar de buscar).

Casi todos llevamos ya una gestión totalmente informatizada de los ficheros de datos, sin embargo todavía se mantienen en la mayoría de sitios un respaldo en papel de la información almacenada digitalmente, por tanto su gestión nos sigue suponiendo un coste. En parte esto es debido a la necesidad legal de conservar los datos en un formato reconocido jurídicamente de cara a la Administración.

Es el caso de las facturas. Los empresarios y profesionales estamos obligados a emitir facturas por los bienes y servicios que ofrecemos. Asímismo debemos guardar las facturas que nos emiten para poder deducir las cantidades correspondientes ante Hacienda. En la mayoría de ocasiones se lleva la contabilidad con un programa informático, pero las facturas en papel siguen engordando los armarios.

La factura electrónica

Sin embargo la posibilidad de facturar vía telemática lleva con nosotros años. En 2003 entra en funcionamiento el Real Decreto 1496/2003 por el cual se reconoce jurídicamente la factura emitida por medios electrónicos. Esta factura debe cumplir ciertos requisitos para su validez:

1. Contener los datos exigibles en cualquier factura
2. Estar firmada digitalmente
3. Tener el consentimiento del cliente, que es quien recibe la factura digital

El primer punto es obvio. El último tampoco hay que pasarlo por alto, la ley obliga a que el cliente dé su conformidad para que podamos facturarle de forma telemática. Aún llevo poco tiempo facturando de esta forma pero ningún cliente me ha puesto pegas de momento.

El punto que nos interesa es el segundo, debemos firmar digitalmente la factura. ¿Cómo? La cuestión requiere hablar de la firma o certificado electrónico (o certificado digital u otros sinónimos).

El certificado electrónico

Para firmar digitalmente vamos a necesitar un certificado digital. Este certificado digital pretende asegurar la identificación de un usuario en Internet y así poder “firmar electrónicamente formularios y documentos electrónicos con la misma validez jurídica que si firmara con su puño y letra el mismo documento en papel” (proyecto CERES, Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

¿Cómo obtenemos nuestro certificado? Hay distintos emisores, yo voy a escribir sobre el certificado que emite la FNMT. En la web de CERES se explica el proceso con detalle, voy a comentarlo junto con algunas incidencias que podéis tener.

1. En primer lugar debéis obtener un código a partir de vuestro DNI en esta página. Antes de empezar debéis tener en cuenta que este paso hay que hacerlo en el mismo ordenador y con el mismo navegador que usaréis posteriormente para descargar el certificado. Yo no lo hice así la primera vez y tuve que repetir todos los pasos :P Con Mac no conseguí que funcionara ni con Safari ni con Firefox, os recomiendo lo seguro, Windows XP y Explorer 8.
2. En segundo lugar hay que acreditarse en una oficina de registro. Yo fui a Hacienda, pedí número para Certificados y entregué el código junto con mi DNI. En 24 horas te llega un SMS advirtiéndote que ya puedes descargar el certificado.
3. Ya solo queda descargar el certificado desde aquí. No olvidéis usar el mismo equipo y navegador desde donde solicitásteis el código.

Una vez el certificado está instalado en el navegador hay que exportarlo. En este enlace se explica el proceso para IE8. Cuidado, hay que exportarlo protegido con clave o no funcionará.

Para terminar con los certificados quiero mencionar algo. Lo cierto es que antes de que la Administración se planteara estos temas ya los bancos, por poner un ejemplo, resolvieron la cuestión de la identificación con un simple nombre de usuario y contraseña, acompañada a veces por una tarjeta con una matriz de claves que te solicitan al entrar en el sistema. Yo digo que si a los bancos, que guardan tu dinero, les basta con un nombre de usuario y contraseña, a qué viene la Administración a complicar las cosas con un certificado digital. El certificado no deja de ser un archivo que puede ir en un pendrive y se puede extraviar, copiar y difundir por Internet incluso. En ambos casos el punto central de la seguridad es la contraseña, que debe ser secreta y observar ciertas reglas. Para la gestión segura de contraseñas recomiendo usar un gestor de contraseñas, yo personalmente uso Lastpass.

Digitalización de facturas en papel

La digitalización de facturas que nos emiten a nosotros debe hacerse con un software homologado por la Agencia Tributaria (ésta es la lista de programas homologados para la digitalización certificada de facturas). Mediante este proceso escaneamos y firmamos digitalmente una factura y el fichero resultante tiene carácter de original. Por tanto a efectos tributarios ya no necesitamos guardar la factura en papel.

El software que yo he estado probando es DigitalDOCU, está en la lista anterior, es gratuito y bastante sencillo de usar. Es una aplicación online que funciona con Java. Solo debemos tener conectado nuestro escáner e indicarle la ruta del certificado digital. El problema que me he encontrado es que no funciona ni con Mac ni con Windows 7, no he probado Vista o Linux. Solo he conseguido que funcione con Internet Explorer 8 en Windows XP.

El resultado del proceso es un PDF firmado. Cuando lo obtuve lo primero que pensé fue: ¿realmente este fichero es válido y puedo destruir la factura en papel? ¿Y si luego resulta que no lo he hecho bien? Así que guardé el documento y mi firma en un pendrive y fui a Hacienda a hablar con el responsable de microinformática para que me validara la operación y quedarme tranquilo. Lo cierto es que el señor que me atendió parecía perdido en el terreno de las facturas digitales. Después de cerca de una hora de charla (en un lenguaje burocrático que estaba fuera de lugar) y alguna prueba, me dijo sin mucha seguridad que sí, que el fichero le parecía correcto. Ya digo que no me dio seguridad y de momento voy a seguir guardando papeles por si acaso. Si hacéis la misma prueba que yo y conseguís verificar el resultado, me gustaría que dejaseis un comentario en este blog (gracias).

Emisión de facturas digitales

Queda el proceso de emisión de facturas. Soluciones informáticas para facturación hay muchas, algunas especialmente indicadas a pymes y autónomos. Como viene siendo habitual en el blog voy a quedarme con una que ofrece sus servicios online, además de que es muy sencilla de usar a la vez que potente: Endeve.

Endeve te ayuda a llevar un control de ingresos y gastos, hacer presupuestos y emitir facturas firmadas con tu certificado electrónico. En su plan básico se pueden emitir 100 facturas y enviarlas por correo electrónico, así como llevar un registro de clientes y proveedores. El plan Plus (9€ al mes) son 500 facturas y 1 Gb de almacenamiento para archivos adjuntos, lo cual estaría muy bien para subir tus facturas firmadas y asociarlas al gasto correspondiente si no tuviese un límite de 500 Kb por archivo. Es de esperar que más pronto que tarde aumenten este límite porque un archivo PDF firmado puede pesar más que esos 500 Kb.

El plan estrella de Endeve es el Pro (19€ al mes), se pueden emitir un número ilimitado de facturas y la capacidad de almacenamiento para adjuntos sube a 5 Gb. Además añade una función llamada “Modelo 303 del IVA” que me gustaría mucho probar pero de momento solo soy un usuario “Plus”.

Endeve es una herramienta extraordinariamente sencilla de usar y con la ventaja de ser Saas, es decir, es online y no necesita ninguna instalación.

Y hasta aquí mi experiencia con facturación digital. Si queréis profundizar un poco en cuestiones legales os recomiendo el blog de @abonauta, en especial los artículos La factura electrónica, esa gran desconocida y Firma electrónica: tu identidad digital en la red.

Seguridad en la nube

La seguridad de los datos es uno de los aspectos en tecnologías de la información que está cobrando más relevancia con la transición a la nube. Una mayoría de usuarios y organizaciones aún trabaja con un esquema muy precario de seguridad de datos, si es que trabaja con alguno. Una buena parte de los clientes que tengo me contratan para que recupere sus datos perdidos, y en muchas ocasiones cuando he terminado mi trabajo tengo la sensación de que no tardarán en volver a llamarme.

¿Por qué prestamos tan poca atención a la seguridad? Hoy día nadie puede decir que no ha oído hablar de la importancia de tener respaldos de sus datos importantes o incluso ha experimentado pérdida de datos alguna vez. Aún así seguimos confiando en que mañana nuestro equipo va a volver a arrancar y nuestros archivos van a estar en el mismo sitio donde los dejamos, pero en demasiadas ocasiones el ordenador no responde o nuestros archivos se corrompen por acción de un virus u otra causa, y entonces...

¿Por qué no hacemos copias de seguridad?

Desde que empezamos a trabajar con él, nuestro equipo ha dado el callo. Cada día se enciende cuando pulso el botón y trabajo con él normalmente, más o menos. Sí, su rendimiento ha ido decayendo y a veces se bloquea, pero “es normal” (si es Windows, claro). Reinicio o espero unos minutos y trabajo como siempre. Cada vez que el sistema arranca se refuerza en mi mente la idea de que la próxima vez también lo hará, pero esta expectativa es muy poco o nada realista.

No es hasta que experimentamos una pérdida de datos de categoría catastrófica que por fin nos damos cuenta de la importancia de la seguridad. Los que somos corredores de fondo de la tecnología hemos tenido esa experiencia en alguna ocasión pero el que no, no escarmienta en cabeza ajena. Si habéis visto El Coloso en Llamas (1974), pensad en la alegría de los invitados a la fiesta que se daba en la última planta del rascacielos, ignorantes de que estaban sitiados por el fuego.

No quiero ser responsable de mis datos

Uno de los problemas de la seguridad de los datos es que a menudo está en manos inexpertas: las nuestras. Tanto si hacemos una copia en un CD, en una cinta o en un disco duro externo somos nosotros los responsables de gestionar el proceso de salvado y de mantener esas copias de seguridad. Hace falta una planificación, personal para llevarla a cabo y recursos materiales.

Cuando los ordenadores trabajaban exclusivamente offline, desconectados, era la única manera de hacer respaldos de datos, pero hoy el desarrollo de Internet nos ofrece las enormes posibilidades del cloud computing. Yo no quiero ser responsable de la seguridad de mis datos, prefiero delegar esta importante tarea en las manos de los expertos y liberarme de preocupaciones. Gracias a los nuevos servicios en la nube esto es posible a precios irrisorios.

Copias automáticas con Fiabee

Fiabee es un servicio español de copias de seguridad online. Su uso es extremadamente sencillo, solo hay que darse de alta y descargar el programa. Durante la instalación eliges las carpetas a sincronizar y listo, desde ese momento Fiabee mantendrá una copia actualizada del contenido de las carpetas seleccionadas en sus servidores. Las copias son incrementales por lo que la cantidad de datos subidos diariamente es mínimo. El usuario no tiene que hacer nada ya que el funcionamiento es automático.

Este servicio es gratuito para 2 Gb de espacio, aumentando a 5 Gb si invitas a tus amigos al servicio. Si tus necesidades de almacenamiento son mayores, por 4,99€ al mes dispones de almacenamiento online ilimitado.

Vuela alto, prueba Google Docs

Si quieres sacar partido de verdad a la nube prueba Google Docs. Ya he escrito sobre Google Docs desde el punto de vista de oficina en la nube, hoy toca enfocarlo como sistema de seguridad para tus datos.

Tener todos tus archivos online sin conservar ninguna copia en el disco duro local, de forma análoga a como uno accede a su correo electrónico, es una situación que a algunos les cuesta ver. Sí, exactamente, dejar el disco duro vacío de datos, mis datos están en los servidores de Google y yo accedo a ellos cuando lo necesito y los edito online. ¿Qué pérdida puedo temer en esta circunstancia?

¿Google puede perder mis datos? Voy a responder a esta pregunta lanzando otra: ¿has perdido alguna vez un correo electrónico? Nadie teme que su correo de Gmail (o Yahoo! o cualquier otro servicio) se pierda. Sin embargo, si has usado Microsoft Outlook probablemente sí has perdido correos si alguna vez te has enfrentado a la pérdida o corrupción del archivo Outlook.pst, porque ese archivo se encuentra en tu disco duro y lo que hay en tu disco duro es tu responsabilidad.

Cada acción del usuario de Google Docs (así como de Gmail, Google Calendar, etc.) es replicada simultáneamente en dos centros de datos a la vez, de manera que un fallo en uno de ellos automáticamente activa el segundo de forma transparente para el usuario. Google garantiza mediante este sistema un 99.9% de tiempo de operatividad y ningún riesgo de pérdida de datos.

Existe una versión gratuita de Google Docs de 1 Gb de almacenamiento y la posibilidad de comprar más capacidad para los usuarios de Google Apps en las ediciones Premier y Educación.

Por último, sea cual sea el uso que se dé a los servicios online sí que hay que contar con una gestión de contraseñas inteligente. Para ello no puedo menos que recomendar otro servicio online, Lastpass.

Sobre la imagen: Paul Newman en El Coloso en Llamas (The Towering Inferno), 1974.

Gestión de múltiples cuentas de correo electrónico con Gmail

¿Cuántas cuentas de correo electrónico tienes? No hace falta ser un internauta muy activo para estar gestionando varias: la personal, la del trabajo, la que tuviste que hacerte para acceder a tal servicio online... Ocasiones no faltan para crearse una cuenta de email, ni tampoco razones para cambiarla, empezando por razones de imagen: no es buena idea seguir poniendo satanico666@yahoo.es en los CV :P

El problema llega a la hora de dar de baja estas cuentas. No es tanto un problema técnico (que también, a veces es realmente difícil que te desactiven definitivamente un servicio) como un problema de comunicación. Si hemos venido usando durante años una cuenta de correo electrónico, el día de cerrarla nos asaltará la duda de si hemos logrado comunicar el cambio a todos nuestros contactos. La respuesta es un no contundente, en todos los casos esa cuenta seguirá recibiendo correos: de viejos amigos, de nuestra compañía de seguros, de la Administración, etc.

No tienes que perder ningún correo porque no es necesario que des de baja ninguna de tus cuentas. De hecho si decides crearte una nueva no tienes que preocuparte de que tus contactos cambien tus datos en su agenda. Que sigan enviándote correos a la cuenta de siempre, vamos a gestionar ésta y las demás cuentas desde una única cuenta central en Gmail. Empieza desde ese momento a usar tu nueva dirección de correo y a ofrecerla cuando te pregunten.

Pero antes de entrar en materia quiero hacer un repaso a lo que considero prácticas poco recomendables en el uso del correo electrónico.

Las cuentas que ofrecen las operadoras de Internet

Mi primera cuenta de correo electrónico, ya difunta, data de finales de los 90. Fue, como la mayoría en aquellos tiempos, la que me ofreció mi operadora de Internet (Telefónica) al contratar esa primera línea de 56 Kb. La dirección era pericon@teleline.es si no recuerdo mal.

Hoy día aún hay muchos usuarios de este tipo de cuentas. Si contratas una línea suelen ofrecerte con el paquete ADSL varias cuentas de cierta capacidad, por lo que parece una buena idea hacer uso de lo que has pagado.

Para nada es una buena idea. De hecho no es buena idea ni contratar nuevos servicios con tu operadora ni siquiera usar los servicios que tengas contratados, más allá de la conexión a Internet. ¿Por qué? Piensa que cuando tu proveedor te empieza a dar un mal servicio, debes tener la libertad de coger el teléfono y decirles: miren, o me dan solución a este problema o ya me están tramitando la baja. Si estamos usando más servicios además de la línea, como el correo electrónico, una baja puede suponer un trastorno importante. Por ahí las compañías tienen pillados a sus clientes.

Además las compañías telefónicas no son compañías orientadas a Internet, no es su negocio. El negocio de estas empresas es la provisión de la conexión y no ofrecen servicios de Internet competitivos. Por ejemplo, el paquete Telefónica Net Premium cuesta (hoy 26 de abril de 2010) 3€ al mes e incluye una cuenta de correo electrónico de 512 Mb de capacidad. Solo en mi cuenta personal tengo almacenados correos que ocupan 1,5 Gb, el triple. Gmail ofrece en su versión gratuita más de 7 Gb de espacio y 25 Gb en la de pago, que es la que yo uso. Por esto para cualquier servicio puramente de Internet (dominios, correo electrónico, alojamiento web...) lo recomendable es buscar una empresa especializada en Internet.

Sin embargo, si ya hacemos uso de este tipo de cuentas, vamos a ver cómo gestionarlas desde Gmail fácilmente y aprovechar las excelentes funcionalidades del servicio de Google.

Los clientes de correo electrónico de escritorio (Outlook, Thunderbird...)

Usar clientes de correo de escritorio tipo Outlook para guardar nuestro correo lo considero una práctica del pasado, de una época en que las conexiones eran lentas y poco fiables y era obligado descargar y almacenar el correo en nuestro ordenador. Pero en un mundo cada vez más orientado a la nube, gestionar el correo desde una aplicación de escritorio que maneja los mensajes en una base de datos local, trasladándonos la responsabilidad de la seguridad de esos datos, es un atraso.

Este tipo de aplicaciones son necesarias cuando se utilizan cuentas de escasa capacidad, lo que estaba hablando en el apartado anterior. Los correos no pueden mantenerse en el servidor ya que su espacio se agota tarde o temprano, por ello hay que descargarlo en una base de datos local y borrarlo del servidor (protocolo POP).

El problema no es que sepamos gestionar mejor o peor las copias de seguridad de nuestros datos, el problema es que no debemos. Dejemos los datos en manos de los expertos, en sus servidores, y accedamos a ellos solo cuando sea necesario.

Gmail, el número uno en gestión del correo

El popular servicio de Google empezó a extenderse rápidamente gracias a una oferta inicial de 1 Gb de almacenamiento para el correo electrónico, “nunca más tendrás que borrar un correo” rezaba su eslogan. En aquellos años en nuestra cuenta de Hotmail o Yahoo! agonizaban los misérrimos 2 Mb de espacio disponible, dos milésimas partes de lo que ofrecía Google, lo que nos obligaba a hacer limpieza cada cierto tiempo o a usar los problemáticos clientes de escritorio como Outlook.

Desde entonces el servicio ha seguido mejorando y ofreciendo funcionalidades de vanguardia, algunas de las cuales listo a continuación:

• Agrupar los correos en “conversaciones”: A medida que respondemos correos y éstos a su vez son respondidos, en otros servicios la conversación que se crea se fragmenta en la bandeja de entrada y es muy difícil de seguir. Gmail lo soluciona agrupando todos los mensajes de cada “conversación” en una única línea, de manera que tenemos el mensaje original y todas las respuestas en un único lugar y ordenadas cronológicamente.
• Uso de etiquetas: Empleamos más tiempo buscando información que consumiéndola, por ello la organización es una tarea primordial. En una cuenta con miles o decenas de miles de mensajes, el sistema tradicional de carpetas se ve desbordado. Gmail emplea etiquetas de colores para clasificar los correos, de manera que a un solo correo se pueden asignar tantas etiquetas como queramos.
• La potencia de los filtros: Los filtros son de una ayuda impagable para automatizar tareas como etiquetar, archivar, redirigir, eliminar o responder con textos prediseñados todos los correos que cumplan ciertas reglas.
• Los laboratorios de Gmail: Los chicos de Google no paran de inventar y ofrecer nuevas funcionalidades en sus conocidos laboratorios o Labs: un botón “Cancelar” por si nos arrepentimos al enviar un correo, vistas previas de adjuntos, gadgets... Novedades en fase de pruebas que podemos activar tan pronto como estén disponibles.
• Gestión de múltiples cuentas: Si aún tenemos cuentas con nuestra operadora de telefonía o ya nos hemos cansado de consultar cada una de nuestras cuentas por separado, podemos descargarnos todo el correo en una única cuenta Gmail donde centralizar la gestión del correo. Además podremos, desde la cuenta central en Gmail, enviar correos especificando como remitente cualquiera de nuestra cuentas externas.

En los 5 minutos que dura el siguiente videotutorial voy a explicar el último punto, la centralización de múltiples cuentas en una única cuenta en Gmail.

Sobre la imagen: Detalle de "La Tarasca", mural de Pablo Magaña González compuesto de viejos matasellos expuesto en el Palacio Postal de Ciudad de México.

Actualización: Por un comentario de @pocalise me he dado cuenta de que la configuración en el Gmail que Google proporciona con Google Apps, el que yo uso y he mostrado en el vídeo, es un poco diferente al del Gmail habitual. En el panel de configuración, la pestaña Cuentas del vídeo es Cuentas e importación, y la sección Recibir mensajes de otras cuentas es Comprobar correo mediante POP3.

Actualización: Gracias a @pocalise he decidido explicar brevemente cómo hacer un sencillo filtro para archivar automáticamente los correos importados desde la cuenta externa. De otra manera la bandeja de entrada puede que se nos llene de correos no leídos.

Antes de hacer la importación ir a Configuración, pestaña Filtros y pulsar sobre Crear un nuevo filtro. Ahora hay que configurar un criterio que deben cumplir los correos entrantes. Introducir en el campo Para la dirección de correo de la cuenta externa, Paso siguiente. Marcar las dos primeras opciones, Omitir recibidos y Marcar como leído. Crear un filtro.

Éste es un filtro temporal, tras el proceso de importación hay que eliminar este filtro o si no nunca recibiremos en la bandeja de entrada ningún email procedente de la cuenta externa.

Más sobre filtros.

Google Docs, la oficina en la nube

La tendencia es imparable. Cada día aparecen nuevos servicios y aplicaciones web para trabajar con nuestros datos online. Parece como si todos huyeran del disco duro local, que lo offline haya quedado obsoleto y que si tus archivos no están alojados en algún servidor remoto ya no están seguros. Yo creo que esta percepción es acertada.

La posibilidad de trabajar con documentos (y archivos en general) en la nube es aún novedoso pero poco a poco se va a ir imponiendo. Yo he ido trasladando todos mis datos desde el sistema local de archivos a Google Docs y ya llevo meses trabajando sólo con las versiones online. Tengo cuatro ordenadores y no conservo en ellos ni un solo documento, pero trabajo con mis hojas de cálculo, mis escritos y otro tipo de datos en cualquiera de ellos indistintamente. Me he quitado de encima la preocupación de llevar un pendrive o un CD, de las redes locales, de trabajar con distintas versiones de un mismo documento, de las diferencias entre sistemas operativos o versiones de software y, sobre todo, de que se pierda mi información.

Lo que destaca de Google Docs es que es uno de los primeros escritorios online disponibles. Google Docs ofrece sus propias aplicaciones para crear y editar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios, además de visualizar archivos en varios formatos como PDF e imágenes, todo ello vía web y sin necesidad de instalar nada en nuestro ordenador. Pero lo que hace especial a Docs es el haber trasladado el escritorio, con su sistema de archivos y carpetas, a Internet. No es el único y hay que mencionar a Jolicloud, EyeOS y Zoho (con sus diferencias). Ésta es la tendencia y dentro de poco todos ofrecerán su sistema de almacenamiento y organización web con el correspondiente ramillete de aplicaciones para crear y editar archivos de todo tipo.

La seguridad es lo primero

Hay un sinfín de causas por las que cada día se malgastan horas de trabajo por pérdida de datos. La mayoría de usuarios no es consciente de la responsabilidad que tienen en la seguridad de sus datos. Es normal, no todos tenemos la disciplina de hacer copias de seguridad o sabemos defendernos de ataques de virus, proporcionar a nuestro equipo las condiciones de funcionamiento idóndeas (temperatura, energía, vibraciones...), etc. Aún siendo cuidadosos los discos duros fallan, esta semana ya he tenido dos clientes con discos duros dañados, uno de ellos sin posibilidad de recuperación en un equipo que tiene apenas unos meses.

Yo decididamente delego esta responsabilidad en los chicos de Google, ellos son mucho más expertos que yo. Teniendo nuestros datos en la nube ya no debe preocuparnos las contingencias con nuestro equipo. Si nos roban el portátil no hay peligro ni de perder la información ni de que ésta caiga en manos ajenas. Al liberar mi mente y mi tiempo de estas cuestiones puedo concentrarme en lo importante.

Organización

Google Docs no solo se encarga de almacenar nuestros archivos sino de organizarlos en un entorno de escritorio online muy sencillo y eficiente. Algunos de los puntos fuertes son:

• Uso de etiquetas. Una de las características estrella de Docs es el uso de etiquetas. Como ya he comentado en otras ocasiones las etiquetas son mucho más potentes que las carpetas. A un archivo podemos asignarle tantas etiquetas como queramos, de esta manera podemos conocer el contenido de un archivo sin abrirlo y, sobre todo, encontrarlo más fácilmente. Extrañamente en Google Docs se siguen llamando carpetas pero no os dejéis engañar, son etiquetas. También podemos asignarles colores para distinguir de un vistazo el tipo de un archivo.

• Facilidad en las búsquedas. Estamos hablando de Google, la compañía del buscador, y en Docs no podía faltar un sistema de búsquedas rápido y sencillo de usar. En primer lugar los archivos aparecen ordenados en el cuerpo central de la web en orden cronológico. Cuando entramos en Docs se muestran todos los elementos, primero los usados más recientemente. En una gran mayoría de ocasiones vamos a encontrar el archivo que necesitamos en las primeras posiciones de esta lista, evitándonos el abrir una carpeta tras otra como hasta ahora.

Además tenemos un buscador al comienzo de la página. Google nos sugerirá los nombres de los archivos y etiquetas que coincidan con los caracteres introducidos a medida que los vamos escribiendo. Si tenemos los archivos bien etiquetados por tipo y por contenido no hará falta que nos acordemos del nombre. El 90% de los archivos los encuentro o bien en la lista de archivos usados más recientemente o bien en el buscador, muy pocas veces selecciono directamente una etiqueta, que sería lo más parecido a hacer la búsqueda por carpetas de siempre.

En Docs aún no se ha implementado un sistema para combinar varias etiquetas en una búsqueda, es decir, para que muestre todos los archivos que comparten no una, sino varias etiquetas a la vez (los usuarios de Delicious saben lo necesario que es esto). Es cuestión de tiempo que lo hagan.

Desde cualquier lugar

Gracias a que tenemos todos nuestros archivos online podemos acceder a ellos desde cualquier ordenador con una conexión a Internet. De vacaciones, de viaje de negocios, en el ordenador del trabajo o en el de casa, en el iPhone o la Blackberry, podemos trabajar con nuestros documentos, descargarnos una imagen o un archivo de cualquier tipo, editar una hoja de cálculo, etc.

Hoy por hoy existen dos límites a esta forma de trabajar. Uno es de espacio, la versión gratuita de Google Docs ofrece 1 Gb de almacenamiento y un tamaño máximo de archivo también de 1 Gb (para documentos ofimáticos es inferior, consulta los límites). Sin embargo por 5$ al año (hoy, marzo de 2010) la capacidad de almacenamiento llega a los 20 Gb (!). El segundo límite es el del ancho de banda de la conexión. La velocidad de subida y bajada de archivos es un condicionante, aunque para una gran mayoría de usuarios que maneja archivos de tamaño medio o pequeños éste es un problema menor. Pero paciencia, a medida que este tipo de servicios en la nube se popularicen y haya una mayor demanda irán mejorando tanto la calidad de la conexión como la de los propios servicios.

También tenemos la posibilidad de compartir archivos de manera inmediata. Es una alternativa a enviar una copia vía email, simplemente lo compartimos y permitimos que otro usuario acceda (para editar o para leer) no a una copia, sino al original. Así a medida que hacemos cambios éstos son automáticamente visibles para todos los usuarios con los que hemos decidido compartir el archivo. Sin duda más rápido y eficiente que reenviar un correo electrónico a una lista de contactos. Y si queremos que el documento sea conocido por todos también podemos optar por publicarlo como una pagina web y distribuir su URL.

Mejor sencillo que complicado

Para terminar quiero lanzar esta pregunta: ¿qué funcionalidades has usado alguna vez de Microsoft Word o de Excel? Me gusta hacer esta pregunta cuando hablo de Docs y la respuesta en todas las ocasiones es idéntica: las básicas. En Word pocos van más allá de hacer tablas y en Excel de introducir las fórmulas típicas. Google Docs ofrece un conjunto de herramientas suficientemente amplio y potente para la mayoría de usuarios, aunque si necesitas usar funciones avanzadas posiblemente que se te quedará corto.

Personalmente aprecio la sencillez por encima de disponer de un elevado número de funcionalidades que rara vez he llegado a usar. A menudo en otros programas las opciones más frecuentes se esconden en listas instrincadas de menús y submenús, en Docs las tengo a la distancia de un par de clics. Más sencillo, más rápido, más productivo.

Ni que decir tiene que he creado esta entrada de blog en Google Docs.

Sobre la imagen: Google "ducks".

La liberación de las máquinas

Reincido una vez más al comparar máquinas y hombres. Puede que abuse de los patrones de la naturaleza al dotar a los ordenadores de atributos biológicos, cuando no son seres vivos. Sin embargo ellas, las máquinas, son obras esculpidas por nuestro intelecto y éste se mueve al compás evolutivo, por tanto aquéllas evolucionan con nosotros.

Precisamente sobre evolución quiero escribir, reflexionar, aprender en realidad. Los sistemas operativos y las computadoras han ido desarrollándose de forma paralela en un escenario offline. Ahora, después de pasados unos años desde el nacimiento de Internet, ¿en qué punto estamos? ¿Han cambiado algo los sistemas operativos o seguimos teniendo un Windows 95 mejorado? Si no se ha producido ya, ¿debemos esperar ese cambio próximamente?

Para elaborar mi propia respuesta a esta pregunta voy a apoyarme en la teoría de la evolución del ser humano. Ya se estudia pero probablemente en el futuro, cuando el reino de las máquinas haya proliferado, exista una disciplina que se ocupe de estudiar la evolución tecnológica, y puede que entonces contemplen la aparición de Internet como ese punto disruptivo comparable al que llevó a los antepasados de los homínidos a apoyarse sobre dos extremidades y caminar hacia el Homo sapiens.

De los homínidos al Homo Sapiens

En el primer tercio del siglo XX se encontraron en el sur de África huesos pertenecientes a una forma de vida extinguida que apareció hace más de 4 millones de años, a medio camino entre el mono y el hombre y que recibió el nombre de Australopithecus. Su cráneo era mayor que el de los monos pero más reducido que el de un gorila moderno, aunque como su peso era de una octava parte de éste el tamaño del cerebro era proporcionalmente mayor. En 1977 se halló el esqueleto de Lucy, un ejemplar hembra de Australopithecus adulto de un metro que confirmó lo que se sospechaba: caminaba completamente erguida.

Todos los homínidos tienen una espina dorsal de doble curvatura que les permite la bipedestación. La bipedestación surgió en África como consecuencia de la necesidad de los homínidos de hace 6 ó 7 millones de años de adaptarse al cambio de su hábitat forestal en retroceso por la sabana. Hoy parece claro que ésta fue la clave de la evolución que hizo posibles a los homínidos y al Homo sapiens.

Una de las ventajas de caminar sobre dos pies es que se liberaron los miembros superiores. Los brazos ya no se necesitaban para desplazarse y por tanto se acortaron y se especializaron. La manipulación de objetos y la exploración con las manos del entorno supuso un nuevo flujo de información para el cerebro, que se desarrolló. Tuvieron que pasar más de 3 millones de años hasta que los homínidos bípedos tuvieron la suficiente habilidad como para fabricar objetos, pero esa habilidad la adquirieron gracias a que caminaban erguidos y tenían las manos libres.

La liberación del hardware

En los años venideros vamos a contemplar en el mundo de la informática una liberación análoga a la producida por la bipedestación y cuya causa va a ser, igual que hace millones de años, el desplazamiento a un nuevo hábitat: Internet.

No va a ser ésta una liberación de los hombres sino de las máquinas. Igual que los homínidos vieron libres sus miembros superiores las máquinas van a ver libres su hardware, principalmente disco duro y memoria RAM pero también buena parte del tiempo de proceso de la CPU, incluso de la GPU. ¿Cómo está sucediendo esto? Gracias a Internet y a la computación en la nube.

La computación en la nube es un "nuevo paradigma que ofrece servicios de computación a través de Internet" (Wikipedia). En este modelo el software se ofrece como servicio (SaaS) a través de Internet, de forma que para usar una aplicación o acceder a un conjunto de datos no ejecutamos ningún programa en nuestro ordenador (aparte del navegador) sino que nos conectamos a una web, que nos identifica a través de un usuario y una contraseña y nos da acceso a los servicios. De esta manera, el peso de la computación y del almacenamiento de los datos no recae sobre nuestra máquina sino sobre los servidores de quien nos ofrece el servicio.

Yo estoy escribiendo ahora mismo este artículo desde el procesador de textos de Google Docs, un servicio web que me ofrece Google análogo a OpenOffice Writer o Microsoft Word. A diferencia de estos últimos, el archivo con el documento no se encuentra alojado en mi sistema sino en los sistemas de Google, tampoco el programa se ejecuta en mi máquina. Esta forma de trabajar no solo me libera de la responsabilidad de la seguridad del archivo (no estoy pendiente de que se guarde, no tengo que hacer copias de seguridad por si le sucede alguna catástrofe a mi disco duro) sino que además mi ordenador corre más fluidamente al no tener que ejecutar ningún programa adicional.

Terminales verdaderamente inteligentes

Google Chrome OS es el primer sistema operativo diseñado enteramente para la web, trasladando la interfaz de usuario y las aplicaciones a la nube. Chrome OS fue presentado en noviembre de 2009 y está en fase de desarrollo aunque ya puede probarse.

La pregunta que plantean algunos críticos con este sistema es: ¿vamos a volver a aquellos terminales "tontos" de los años 50 y 60 que se conectaban a un ordenador central? Claramente no. La computación en la nube permite la liberación de los recursos de la máquina, la pregunta a plantear sería en qué se van a utilizar esos recursos. A los homínidos no se les atrofiaron los brazos, muy al contrario, se les desarrollaron y especializaron.

Como apunta Carolus en El sistema operativo con futuro, hoy día necesitamos máquinas potentísimas para hacer fundamentalmente lo mismo que hacíamos hace quince años. En el domicilio de mis clientes aún son mayoría los equipos con Windows XP (a nivel mundial más de un 60%). Este sistema operativo fue publicado en... 2001, hace 9 años. Hace 9 años a Facebook y a Firefox les quedaban 3 años por nacer y Google solo era un buscador (igual que hoy era el más usado) que acababa de empezar a vender publicidad (¿de qué vivían antes?). Ésta es la evidencia de que los sistemas operativos modernos no ofrecen nada nuevo.

En cuanto empecemos a usar sistemas operativos en la nube será posible aprovechar toda la potencia liberada de nuestros equipos para implementar un sistema que obedezca de forma inteligente las órdenes humanas, capaz de configurarse de forma automática o incluso que ofrezca una interfaz capaz de reconocer e interpretar nuestra voz. ¿No es mejor que marcos de ventanas transparentes y animaciones 3D inútiles?

La respuesta está en la computación en la nube.

Sobre la imagen: Evolution, de Mikhail Ryabov.

A partir de hoy, Red y Libertad

Consideramos imprescindible la retirada de la disposición final primera de la Ley de Economía Sostenible por los siguientes motivos:

1 -Viola los derechos constitucionales en los que se ha de basar un estado democrático en especial la presunción de inocencia, libertad de expresión, privacidad, inviolabilidad domiciliaria, tutela judicial efectiva, libertad de mercado, protección de consumidoras y consumidores, entre otros.

2 - Genera para la Internet un estado de excepción en el cual la ciudadanía será tratada mediante procedimientos administrativos sumarísimos reservados por la Audiencia Nacional a narcotraficantes y terroristas (...)

3 - Establece un procedimiento punitivo "a la carta" para casos en los que los tribunales ya han manifestado que no constituían delito, implicando incluso la necesidad de modificar al menos 4 leyes, una de ellas orgánica. Esto conlleva un cambio radical en el sistema jurídico y una fuente de inseguridad para el sector de las TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación). Recordamos, en este sentido, que el intercambio de conocimiento y cultura en la red es un motor económico importante para salir de la crisis como se ha demostrado ampliamente.

4 - Los mecanismos preventivos urgentes de los que dispone la ley y la judicatura son para proteger a toda ciudadanía frente a riesgos tan graves como los que afectan a la salud pública. El gobierno pretende utilizar estos mismos mecanismos de protección global para beneficiar intereses particulares frente a la ciudadanía.Además la normativa introducirá el concepto de "lucro indirecto", es decir: a mí me pueden cerrrar el blog porque "promociono" a uno que "promociona" a otro que linka a un tercero que hace negocios presuntamente ilícitos

5 - Recordamos que la propiedad intelectual no es un derecho fundamental contrariamente a las declaraciones del Ministro de Justicia, Francisco Caamaño. Lo que es un derecho fundamental es el derecho a la producción literaria y artística.

6 - De acuerdo con las declaraciones de la Ministra de Cultura, esta disposición se utilizará exclusivamente para cerrar 200 webs que presuntamente están atentando contra los derechos de autor. Entendemos que si éste es el objetivo de la disposición, no es necesaria, ya que con la legislación actual existen procedimientos que permiten actuar contra webs, incluso con medidas cautelares, cuando presuntamente se esté incumpliendo la legalidad. Por lo que no queda sino recelar de las verdaderas intenciones que la motivan ya que lo único que añade a la legislación actual es el hecho de dejar la ciudadanía en una situación de grave indefensión jurídica en el entorno digital.

7 - Finalmente consideramos que la propuesta del gobierno no sólo es un despilfarro de recursos sino que será absolutamente ineficaz en sus presuntos propósitos y deja patente la absoluta incapacidad por parte del ejecutivo de entender los tiempos y motores de la Era Digital.

La disposición es una concesión más a la vieja industria del entretenimiento en detrimento de los derechos fundamentales de la ciudadanía en la era digital.

La ciudadanía no puede permitir de ninguna manera que sigan los intentos de vulnerar derechos fundamentales de las personas, sin la debida tutela judicial efectiva, para proteger derechos de menor rango como la propiedad intelectual. Dicha circunstancia ya fué aclarada con el dictado de inconstitucionalidad de la ley Corcuera (o ley de patada en la puerta).El Manifiesto en defensa de los derechos fundamentales en Internet, respaldado por más de 200 000 personas, ya avanzó la reacción y demandas de la ciudadanía antes la perspectiva inaceptable del gobierno.

Para impulsar un definitivo cambio de rumbo y coordinar una respuesta conjunta, el 9 de enero se ha constituido la "Red SOStenible" una plataforma representativa de todos los sectores sociedad civil afectados. El objetivo es iniciar una ofensiva para garantizar una regulación del entorno digital que permita expresar todo el potencial de la Red y de la creación cultural respetando las libertades fundamentales.

En este sentido, reconocemos como referencia para el desarrollo de la era digital, la Carta para la innovación, la creatividad y el acceso al conocimiento, un documento de síntesis elaborado por más de 100 expertos de 20 países que recoge los principios legales fundamentales que deben inspirar este nuevo horizonte.

En particular, consideramos que en estos momentos es especialmente urgentes la implementación por parte de gobiernos e instituciones competentes, de los siguientes aspectos recogidos en la Carta:

1 - Las/os artistas como todos los trabajadores tienen que poder vivir de su trabajo (referencia punto 2 "Demandas legales", párrafo B. "Estímulo de la creatividad y la innovación", de la Carta);

2 - La sociedad necesita para su desarrollo de una red abierta y libre (referencia punto 2 "Demandas legales", párrafo D "Acceso a las infraestructuras tecnológicas", de la Carta);

3 - El derecho a cita y el derecho a compartir tienen que ser potenciado y no limitado como fundamento de toda posibilidad de información y constitutivo de todo conocimiento (referencia punto 2 "Demandas legales", párrafo A "Derechos en un contexto digital", de la Carta);

4 - La ciudadanía debe poder disfrutar libremente de los derechos exclusivos de los bienes públicos que se pagan con su dinero, con el dinero publico (referencia punto 2 "Demandas legales", párrafo C "Conocimiento común y dominio público", de la Carta);

5 -Consideramos necesaria una reforma en profundidad del sistema de las entidades de gestión y la abolición del canon digital (referencia punto 2 "Demandas legales", párrafo B. "Estímulo de la creatividad y la innovación", de la Carta).

Por todo ello hoy se inicia la campaña INTERNET NO SERA OTRA TELE y se llevarán a cabo diversas acciones ciudadanas durante todo el periodo de la presidencia española de la UE.

Consideramos particularmente importantes en el calendario de la presidencia de turno española el II Congreso de Economía de la Cultura (29 y 30 de marzo en Barcelona), Reunión Informal de ministros de Cultura (30 y 31 de marzo en Barcelona) y la reunión de ministros de Telecomunicaciones (18 a 20 de abril en Granada).

La Red tiene previsto reunirse con representantes nacionales e internacionales de partidos políticos, representantes de la cultura y legaciones diplomáticas.

Firmado

Red SOStenible

La Red Sostenible somos todos. Si quieres adherirte a este texto, cópialo, bloguéalo, difúndelo.

La memoria electrónica 3: el aprendizaje y Evernote

Escribí en La memoria electrónica 2 sobre las etiquetas y puse algunos ejemplos de servicios web que las usan. De mis aplicaciones favoritas basadas en etiquetas está Evernote, una pequeña maravilla a la que voy a dedicar esta entrada, incluido un vídeo de 5 minutos. Qué menos, nunca me cansaré de recomendar Evernote, espero que después de leer la entrada os animéis por lo menos a probarla.

Los conocimientos

Tienes un cerebro humano y estás limitado por las leyes de Darwin. O esperas al próximo salto evolutivo o averiguas cómo Internet puede ayudarte a empujar tus límites naturales. Yo solía pensar que el saber no ocupa lugar pero esto es una falacia comúnmente aceptada. Aparte del tiempo y el esfuerzo que debes invertir en el proceso de aprendizaje, hay que tener en cuenta el mantenimiento de los conocimientos adquiridos.

El olvido es un proceso muy útil, por ejemplo gracias a él dejamos atrás episodios dolorosos de nuestra vida y nos enfocamos en el presente. La huella de nuestros conocimientos se desvanece con el desuso o entran en competencia con otros conocimientos más activos. Por eso no se puede saber todo en esta vida (¿afortunadamente?) y, como dice el saber popular, quien mucho abarca poco aprieta. Hay que optimizar nuestro tiempo de aprendizaje, es preferible estudiar una carrera y ser muy buenos en una cosa a estudiar tres y ser mediocre en todo.

No tengo claro que cuanto más sepamos mejores decisiones vamos a tomar en la vida, yo prefiero dejarlo en que el conocimiento es una herramienta que hay que saber usar, pero el hecho relevante es que cada vez manejamos un volumen mayor de información. Y si queremos encauzar este torrente hay que aplicar ciertas técnicas.

Para qué quieres la información si no la usas

Tendemos a usar el buscador de Google como una especie de secretaria personal que todo lo encuentra y todo lo sabe. Es muy fácil y relativamente rápido hacer una búsqueda y pasar de un enlace a otro hasta que encontramos lo que nos interesa, y si pensamos que nos va a hacer falta en más de una ocasión lo guardamos.

Pero corremos un riesgo, no se trata de coleccionar datos como conchitas de la playa sino de que la información almacenada nos haga ser más productivos, de evitar estar buscando una y otra vez las mismas cosas, de que cuando necesites esa nota, esa referencia o esa imagen, esté disponible rápidamente.

Guardar enlaces, páginas e imágenes al tuntún no sirve de mucho si al final resulta más difícil encontrar algo entre el montón de datos que hemos ido acumulando (he visto casos de auténtico síndrome de Diógenes digital) que ir de nuevo a Google y repetir una búsqueda.

Evernote, un campeón de la productividad

En la batalla por la productividad Evernote es uno de nuestros campeones. Si cada vez nos pasamos más tiempo buscando información es importante usar herramientas que reduzcan este tiempo en lo posible. Sobre todo hay que evitar repetir búsquedas, si algo nos interesa y vamos a necesitarlo en el futuro hay que tomarse el pequeño esfuerzo de guardarlo y, muy importante, clasificarlo. Evernote nos ayuda a mantener un almacén de conocimientos perfectamente ordenado y en una variedad de formatos: texto, documentos PDF, un fragmento de una página web o la página entera, audio, vídeo... Y a estos fragmentos de información podemos asignarles tantas etiquetas como queramos, facilitando su posterior recuperación.

Os dejo con un pequeño vídeo de cómo uso Evernote. Yo guardo en él mis notas técnicas, los datos de mis clientes, las visitas que hago, las incidencias, etc. Como sabéis me dedico al servicio técnico y la asesoría informática a domicilio y conmigo viene siempre mi netbook y mis notas. Evernote también funciona en iPhone y Blackberry (está en la Blackberry App World pero no se encuentra disponible para la descarga, no sé si es así en toda España o depende del operador).

Aprovecho para desearos un 2010 aceptable, tal y como están las cosas lo de la prosperidad suena a broma de mal gusto.